Il metodo “Lean” significa letteralmente metodo “snello”, e consiste nel seguire strategie e accorgimenti tali da semplificare tutti i processi aziendali, raggiungendo così la massima efficienza. Solo grazie all’ottimizzazione di tutte le attività̀ all’interno di un’organizzazione d’impresa si può̀ ottenere questo risultato. In altre parole, l’obiettivo dell’approccio Lean è un maggiore profitto attraverso il miglioramento continuo dei processi interni ed esterni all’azienda.
Nato parallelamente al Metodo “6-sigma” (di qualità processo/prodotto) nel settore Automotive ed Aero motoristico (Toyota, General Electric) negli anni ’90, si è espanso successivamente a trecentosessanta gradi nella gestione dei processi aziendali, soprattutto di quelle imprese che gestiscono commesse complesse e “frammentate” in molteplici micro attività, dovendo ciò coesistere con un livello elevatissimo di sintesi nell’esprimere i risultati (e di professionalità di tutti gli attori coinvolti) come tipicamente avviene nel settore investigativo e della Security.
Nonostante ciò̀, le imprese tendono spesso a pensare che il modo migliore per ottenere la massima efficienza sia quello di moltiplicare i volumi di attività ed investire di più̀, al fine di incrementare i ricavi e di conseguenza gli utili. Tuttavia questa strada non sempre porta a cogliere i risultati sperati: in molte circostanze si decide di adottare le metodologie Lean o Lean-sigma che si pongono un obiettivo molto chiaro: massimizzare l’efficienza complessiva dell’azienda, aumentando il valore aggiunto alle varie attività̀ dell’impresa e riducendo qualsiasi forma di spreco al minimo. Tecnologie di pianificazione avanzata, trasformazione digitale e strutture organizzative matriciali sono sicuramente elementi che spingono in tal senso.
Oggi più̀ che mai è essenziale, anche nel settore investigativo, adottare una metodologia Lean perché́ nella situazione economica destabilizzata e competitiva in cui viviamo, le aziende non devono solo correre “di più” rispetto alle concorrenti, ma anche spingersi oltre i propri limiti per ottenere e consolidare nel tempo la soddisfazione del Cliente. Inoltre, per mantenere una leadership di mercato, nei confronti delle aziende concorrenti, è fondamentale focalizzare la propria attenzione sulla gestione dei processi tecnici-operativi e amministrativi-finanziari, senza mai perdere di vista l’eccellenza nella selezione e organizzazione del personale a tuti i livelli.
Oggi moltissime aziende di Servizi stanno trasformando i propri processi operativi di massa in processi più snelli a flusso continuo in grado di soddisfare totalmente il Cliente in termini di qualità̀, efficacia, costo e delivery (puntualità di consegna dei risultati operativi).
Quindi risulta di fondamentale importanza diffondere e formare il personale in azienda, sia a livello manageriale che tecnico-operativo, verso l’insieme dei concetti qui accennati, che costituiscono il cosiddetto “Lean thinking” (pensiero snello).
Non si tratta semplicemente di una serie di azioni da mettere in pratica per ottenere buoni risultati di esercizio, bensì di un atteggiamento che consenta di aumentare la competitività̀ della propria azienda mentre migliora il benessere personale e professionale, l’efficacia e l’efficienza di tutti i collaboratori.
Le 5S del Lean – Gestione delle postazioni di lavoro- eliminazione degli sprechi
Il metodo 5S vede le proprie origini negli anni Novanta, grazie a due guru giapponesi del Lean Thinking, Takeshi Osada e Hiroyuki Hirano, che per primi hanno utilizzato questa nomenclatura per esprimere un passaggio fondamentale per l’attuale implementazione in azienda delle metodologie avanzate di qualità (6 sigma), incremento di produttività tramite riduzione continua degli sprechi e miglioramento continuo dei processi (continuous improvement) sia in aziende di servizi che manufatturiere, virtualmente in ogni campo di attività.
Cos’è di preciso il metodo 5S? È un programma di attuazione dei principi 5S che aiuta l’azienda a raggiungere l’eccellenza operativa tramite il miglioramento della gestione del posto di lavoro: ordine, organizzazione e pulizia. Trattasi di attività̀ semplici ma assolutamente non banali e scontate, come risultano normalmente a chi si avvicina per la prima volta a queste tematiche. Va precisato, data la profonda digitalizzazione e incremento dello smart working che si sta vivendo a livello globale, fenomeni questi destinati a cambiare il modo di ciascuno di porsi sul mercato del lavoro, che ciò a cui si sta accennando vale per qualsiasi postazione di lavoro, ovviamente inclusa la propria abitazione.
L’applicazione delle 5S coinvolge l’intera struttura organizzativa aziendale, mediante una serie di attività̀ pratiche sul posto di lavoro.
L’approccio può̀ essere sia dall’alto verso il basso (top-down, vertice-base) che dal basso verso l’alto (bottom-up, base vertice):
l’analisi “Top-Down” viene svolta partendo da un’ottica di Senior Management, rivolta a come tutto funzionerà̀ all’interno di un’azienda, dal “globale” allo “specifico”.
Invece l’analisi “Bottom-Up” è l’esatto opposto di “Top-Down”, poiché́ il processo inizia con l’analizzare i dettagli più piccoli, per arrivare ad una visione d’insieme dell’azienda.
Il sistema o metodo 5S si realizza seguendo cinque fasi distinte e sequenziali, che sono chiamate Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu, Shitsuke. Queste sono pertanto le 5S e si tratta di cinque termini giapponesi che rappresentano uno dei primi passi per applicare la metodologia Lean in azienda: normalmente esiste nelle aziende che si affacciano a questi temi, un grande scetticismo iniziale del management: attraverso la pratica quotidiana, la formazione e l’implementazione di “action workout” (progetti pratici all’interno di corsi di formazione), si ottiene l’effetto opposto, e proprio da dirigenti e responsabili di funzione nasce motivazione, stimolo ed in tantissimi casi entusiasmo, nel promuovere questi metodi di miglioramento attraverso un nuovo approccio all’esecuzione delle attività.
- Seiri, o tappa del fare spazio. Seiri significa “scegliere, separare”, un significato simile all’italiano “discernere”, quindi distinguere ciò̀ che è importante ed eliminare il superfluo, lo spreco. Dopo una valutazione che include funzionalità̀ e frequenza di utilizzo, la procedura richiede di produrre e fissare dei cartellini sugli oggetti potenzialmente non necessari. Dopo qualche settimana, se l’oggetto rimarrà̀ con il cartellino senza essere utilizzato, verrà̀ eliminato.
- Seiton, o tappa del riorganizzare. Una volta rimossa la strumentazione inutile, occorre riorganizzare l’area di lavoro. Seiton significa “sistemare, organizzare” ciò̀ che serve. Studiare quindi una disposizione che faciliti l’identificazione. Tutto a vista, raggiungibile, con gli spazi ben delimitati.
- Seiso, o tappa del verificare. Seiso significa “ordine, pulizia”: il terzo passaggio riguarda il controllo dell’ordine stabilito. Ordine come pratica condivisa e ordine mentale, che consolida le abitudini funzionali e permette di ripeterle nel tempo.
- Seiketsu, o tappa del migliorare. Seiketsu significa “standardizzare”: definire le attività̀ che servono a mantenere nel tempo l’ordine stabilito. Operativamente, in questa fase si nominano i responsabili operativi dei processi, si integrano i processi individuati nella routine operativa, si cerca di migliorarli: è qui che nasce il “kaizen”, il miglioramento continuo, a piccoli passi, nel quale andranno perfettamente ad integrarsi i progetti “6-sigma” , che coinvolgeranno personale dotato di specifiche certificazioni (yellow belt, green belt, black belt, master black belt).
- Shitsuke, o tappa del mantenere. Shitsuke significa mantenere. Il quinto e ultimo passo prevede il mantenimento nel tempo dello stato raggiunto. Una costanza che può̀ essere favorita da specifiche pratiche di formazione, ma soprattutto dai risultati raggiunti in termini di qualità̀ di processi e servizi. Il miglioramento continuo può essere sostenuto con audit sistematici per monitorare il livello raggiunto e per l’individuazione di nuovi obiettivi. In Economia, il termine Audit significa la verifica della correttezza dei dati di bilancio e delle procedure di un’azienda, ma più in generale questa parola si utilizza per definire una valutazione indipendente volta a stabilire in quale misura i criteri prefissati siano stati soddisfatti o meno, e proporre aree di ulteriore miglioramento.
In assenza di 5S, si può affermare oggettivamente, l’azienda sarà̀ segnata da inefficienza, scarsa autodisciplina, scarsa qualità̀ del lavoro, rallentamenti operativi, e difficoltà nel rispettare i termini di fornitura di prodotti e servizi convenuti con i Clienti.
Conclusioni
Il metodo delle “5S” (“cinque S”) permette una gestione più ordinata e standardizzata della postazione di lavoro, l’incremento della sicurezza, la riduzione del tempo di ricerca degli oggetti, il miglior utilizzo degli spazi ed una migliore visione dal punto di vista d’immagine e comunicazione.
L’obiettivo di questa metodologia è il “visual management”, ovvero la definizione e l’implementazione dei sistemi di gestione a vista delle attività aziendali.
Inoltre, vengono ridotti drasticamente gli errori nel raggiungere il cliente, gli scarti del processo, gli infortuni sul lavoro e il time-to-market (tempo di mercato, ovvero il tempo che intercorre tra l’ideazione di un prodotto e la sua effettiva commercializzazione); il tutto riducendo gli investimenti di capitale.
Riassumendo, possiamo dire che i risultati o meglio i benefici derivanti solitamente dall’applicazionie di questa filosofia sono:
▪ aumento della qualità̀ del lavoro;
▪ riduzione dei tempi, specie quelli di ricerca materiali e strumentazioni con conseguente beneficio per il prodotto;
▪ ottimizzazione degli spazi disponibili, occupandolo meno e meglio;
▪ miglioramento dell’immagine e del clima dell’azienda.
Tra i tantissimi temi formativi sui quali Unimpresapol è concentrata, per offrire ai suoi associati le migliori vie di miglioramento e successo, e nel porsi sempre più come punto di riferimento della Formazione a tutti i livelli nel settore investigativo e della sicurezza, vi è allo studio la progettazione di Corsi di Formazione su Metodi Lean (incluso il 5S), Lean Sigma, 6 Sigma (DMAIC), miglioramento continuo dei processi investigativi, etc. Si tratta di un percorso multidisciplinare, in grado di toccare ambiti tecnico investigativi, amministrativi, finanziari, legali, di comunicazione, etc. ovviamente con la possibilità per i partecipanti di ottenere Certificazioni ed attestati, crediti formativi, dunque output spendibili con efficacia ed immediatezza.
Obiettivo è in essenza, da parte Unimpresapol, di dare un impulso importante, a tutto il settore, al raggiungimento del know-how allo stato dell’arte delle più avanzate metodiche di ottimizzazione dei processi operativi.