Eventi aziendali, congressi, fiere nel post Covid-19: la situazione nel mondo

Festival cancellati, fiere rimandate, teatri costretti a calare il sipario: l’emergenza Covid 19 ha messo in discussione l’intero sistema degli incontri “dal vivo”.

L’industria degli eventi è una delle attività che ha più risentito dell’effetto COVID 19.

In tutto il mondo, gli eventi di piccole, medie e grandi dimensioni si sono dovuti bloccare, anche quelli già organizzati da tempo.

Un danno economico gigantesco per le Società organizzatrici e per tutto l’indotto collegato, ma anche un danno per le Imprese e le Società che erano abituate ad avvalersi dei meeting, dei viaggi incentive, dei convegni, dei congressi, dei grandi eventi fieristici, delle convention aziendali etc. per promozione dei prodotti, per premiare i migliori collaboratori, per spronarli ad effettuare risultati sempre più performanti, etc.

Tutti coinvolti in questo arresto .

“Limitandosi a considerare i cosiddetti corporate events promossi dalle aziende, il valore economico nazionale tocca i 900 milioni di euro annui, oltre ad offrire lavoro fisso a 50.000 addetti. Cifre che salgono vertiginosamente se nel computo vengono aggiunti gli investimenti nell’intero settore, pari a circa 10 miliardi di euro, e il totale del personale coinvolto, 500.000 persone”. (masterX 2/4/2020 – F. Puggioni)

Il ramo degli eventi e della live communication, ha così tante implicazioni, da poter essere considerato una delle colonne portanti dell’economia italiana. Una voce del Pil importantissima, che non si può sottovalutare.

In questi mesi di fermo, le Imprese e le Aziende hanno cominciato ad usare altri strumenti, per mantenersi in contatto con i propri collaboratori, con i proprio Clienti e con i Prospect. Uno dei primi esempi degli incontri sul Web, è stata la sfilata in streaming programmata da Armani nel corso della Fashion Week 2020. 

Un tale cambiamento, tanto inaspettato quanto repentino, ha costretto tutti noi  a confrontarci con le grandi differenze dell’evento online da quello “fisico” e a valutare meglio i pro e i contro di questa modalità. Le motivazioni che ci spingono a partecipare ad un meeting “fisico” sono molteplici. Non solo assistere all’incontro in sé, ma anche l’occasione di conoscere gente con interessi simili, visitare nuove città, etc.. Dall’altro lato, per le Imprese l’evento “fisico”  consente di esporre il proprio brand e di creare una comunità fidelizzata.

Gli aspetti sopra descritti, non sono ovviamente replicabili su Internet, che però offre opportunità alternative, difficili da realizzare con l’evento “fisico”. Ad esempio, è  molto più semplice e veloce ingaggiare un’ampia platea di soggetti, in grado di fornire dati preziosi ad una data azienda, su come muoversi nel mercato. 

E’ vero, quindi, con internet si possono presentare prodotti, agganciare e fidelizzare clienti, mostrare immagini dell’Azienda e della propria storia, ma non tutto può essere sostituito dal virtuale.

Paola Dubini, docente alla Bocconi e autorevole esperta di economia della cultura, ha dichiarato: “Più si è connessi, più cresce il desiderio di stabilire un contatto personale. Ora la regola del “metro di distanza ci induce a immaginare nuove forme di interazione fra la tecnologia e la presenza fisica”. (Avvenire.it, 7/3/2020) 

Oggi, finalmente, la situazione sta cambiando;  in molti Paesi d’Europa e del resto del mondo quasi tutti i settori dell’economia stanno ripartendo, tuttavia restano ancora molte incertezze riguardo alla possibilità di organizzare un grande evento all’aperto, oppure un congresso o semplicemente un meeting.

A regnare è il disordine sistematico degli approcci: dimensioni degli spazi utilizzabili, numero massimo di partecipanti, norme igieniche e protocolli da rispettare, variano notevolmente da Paese a Paese. Tali diversità sono principalmente il frutto dell’andamento dell’epidemia di Covid-19.

Cerchiamo dunque, di fare un po’ di chiarezza, con un breve riepilogo dei piani di ripartenza adottati dai principali Paesi del mondo colpiti dal Covid-19.

Italia

Nel nostro Paese, conferenze, congressi, grandi fiere e convegni aziendali stanno ripartendo, nonostante l’ultimo Dpcm del Governo abbia stabilito il 15 luglio 2020 come data di ripartenza. La motivazione di questa discrepanza e contenuta nello stesso Decreto Ministeriale, che autorizza le Regioni la facoltà di concedere l’autorizzazione all’organizzazione di Eventi.

Per conoscere quindi, la situazione nel dettaglio, è necessario consultare le Ordinanze emesse dai Presidenti delle Regioni. Restano sempre rigorosamente in vigore le norme di sicurezza sanitaria, su tutte, il distanziamento sociale di un metro e l’utilizzo delle mascherine nei luoghi chiusi (fanno eccezione gli speaker e i moderatori).

Germania

La Germania, come l’Italia, si avvia ad un’ apertura degli eventi aziendali, delle fiere e delle mostre, dando ai singoli Land la possibilità di definire il proprio calendario. Ad esempio a Berlino, dal 16 giugno sono consentiti eventi all’aperto con un massimo di 500 partecipanti. Già all’inizio di giugno erano consentiti gli eventi commerciali e privati ​​al coperto con un massimo di 150 partecipanti.. Alla fine del mese, potranno svolgersi eventi indoor con un massimo di 300 partecipanti.

Francia

I grandi eventi sportivi e culturali, i festival, etc. potranno essere organizzati, dal 22 giugno, con un massimo di 5000 partecipanti. 

Spagna

A Barcellona e a Madrid, dal 25 maggio, sono consentite le riunioni con un limite massimo di 10 persone. 

Gli eventi culturali che coinvolgono meno di 30 persone potranno svolgersi in luoghi chiusi a un terzo della capacità, mentre per eventi all’aperto il limite sale a 200 persone. Si applica sempre la regola del distanziamento sociale di 2 metri. In teoria, secondo quanto dichiaro dal Primo Ministro spagnolo, entro la fine di giugno, la Spagna dovrebbe entrare nella nuova normalità, ma al momento, non si hanno ulteriori aggiornamenti.

Austria

Fino al 1° luglio 2020 sarà possibile organizzare eventi con un massimo di 100 persone, dopo tale data il limite salirà a 250 persone. Dal 1° agosto 2020 saranno possibili eventi indoor con un massimo di 500 persone e fino a 1.000 persone con una strategia ad hoc per la prevenzione. Per gli eventi all’aperto, dal 1° agosto 2020 saranno ammessi fino a 750 visitatori (fino a 1.250 persone, sempre con una strategia ad hoc di prevenzione).

Per tutte le tipologie di eventi, saranno sempre obbligatorie le seguenti misure: distanziamento sociale di un metro e mascherine in pubblico.

Grecia

In Grecia, da luglio via libera a concerti, congressi e mostre, senza alcuna limitazione sul numero di partecipanti. Resterà in vigore uno specifico protocollo di sicurezza sanitaria, del quale però ancora no n sono noti i dettagli.

Olanda

Dal 1° luglio saranno consentite attività con un massimo di 100 partecipanti. Restano in vigore le misure di distanziamento sociale a 1,5 metri e il rispetto delle consuete norme igieniche. 

Fino a settembre no n sono possibili eventi con grandi numeri di partecipanti.

Svezia

Dal 1° luglio saranno consentiti eventi pubblici con oltre 500 partecipanti.. Gli organizzatori dovranno necessariamente  rispettare dei protocolli speciali: ad esempio, dovranno separare il pubblico in settori..

Regno Unito

In  Regno Unito tutti gli eventi sono fermi e, per ora, il Primo Ministro non ha annunciato date di riapertura.

Stati Uniti

Negli Stati Unit i provvedimenti cambiano tra Stato e Stato.  In California, non sono possibili  i grandi eventi, in Florida è fissato il limite massimo di 50 persone al chiuso. La medesima regola vale anche per il Michigan (per eventi al chiuso e meno di 250 persone all’aperto), il Nevada, il New Jersey e la Virginia.

Australia

Dal primo luglio, in Australia, il limite di 100 persone per le riunioni indoor sarà sostituito con una normativa meno restrittiva: ogni persona dovrà avere attorno a sé uno spazio di 4 metri quadrati. Le location all’aperto con una capacità di 40mila persone potranno riaprire con una capacità non superiore al 25% per eventi con biglietto e posti a sedere numerati.

Cina

Da fine maggio sono ammessi tutti i tipi di eventi, congressi e conferenze senza limitazioni sul numero di partecipanti. Restano invece sempre in vigore i protocolli di sicurezza sanitaria, che prevedono tra le altre cose, il distanziamento sociale, l’utilizzo delle mascherine, la buona ventilazione delle location al chiuso e la disinfezione delle stesse. Tali disposizioni sono temporaneamente congelate per alcune aree di Pechino, a causa di un nuovo focolaio.

Giappone

Il Giappone ha previsto la riapertura degli eventi a giugno. Le conference o i meeting organizzati in hotel o spazi dedicati sono consentiti con un massimo di 1000 partecipanti. Resta fortemente consigliato il distanziamento sociale e il rispetto delle ordinarie regole di igiene.

Sicuramente, tra tutte le difficoltà per rimettere in moto “la macchina organizzatrice degli eventi”, la sfida più impegnativa, consisterà nel ristabilire il rapporto di fiducia tra lo spazio “fisico” ed i partecipanti.